Fă lucrurile la timp

• Odată ce ai primit raportul de feedback, asigură-te că împărtășești informațiile într-un mod oportun. Cu cât o faci mai repede, cu atât va avea mai mult impact și relevanță.

Pregătește-te

• Planifică întâlnirea - care este cel mai potrivit cadru pentru a împărtăși rezultatele cu echipa ta? Întâlnirile față în față sunt întotdeauna cele mai potrivite. Dacă gestionezi o echipă de la distanță, utilizează cea mai bună metodă de comunicare pe care o ai la dispoziție.
• Asigură-te că îți cunoști povestea.
• Asigură-te că o poți spune simplu.
• Informează echipa că urmează să primească aceste informații, astfel încât să vină cu o atitudine deschisă la dezbateri și discuții.

Stabilește contextul 

• Explică în mod clar de ce organizația a solicitat feedback în acest mod și detaliază  scopul programului. Reamintește echipei contextul, cum ar fi evenimentele din momentul în care s-a cerut feedbackul

Mulțumește echipei

• Explică faptul că doar prin feedback-ul lor se poate îmbunătăți locul de muncă. Reamintește oamenilor că acest feedback este anonim. Mulțumește-le pentru deschiderea și onestitatea lor. Subliniază importanța gestului de a oferi feedback – acest program este doar o modalitate de a-l obține. Încurajează oamenii să folosească toate metodele disponibile, cum ar fi discuții 1-la-1, evaluări, feedback zilnic, ședințe de echipă etc.

Fii sincer

• Spune oamenilor adevărul, folosind fapte și exemple. Concentrează-te pe ceea ce arată rezultatele, eliminând perspectiva personală. Poți discuta despre realitatea situației în cadrul întâlnirii. Acest program este conceput pentru a crea o cultură organizațională prosperă. Explică rezultatele simplu și clar – cere ajutor de la managerul de program sau responsabilul de Resurse umane  dacă este necesar.    

Menține o abordare conversațională 

• Aceasta este o altă oportunitate de a construi încredere și deschidere. Cere participanților să-și împărtășească punctul de vedere în cadrul întâlnirii. Verifică dacă rezultatele sunt în concordanță cu ceea ce gândesc și simt oamenii. Este o bună ocazie de a verifica starea de spirit generală și de a crea un dialog continuu care să consolideze încrederea.

Concentrează-te

• Evită să petreci prea mult timp comparând rezultatele cu cele din alte zone ale organizației. Acesta este momentul să te concentrezi pe starea echipei tale și pe crearea unui mediu mai bun pentru membrii acesteia.

Plan de acțiune

• Asigură-te că planul de acțiune este aliniat cu eforturile generale ale organizației pentru îmbunătățirea feedback-ului. Stabilește obiective realiste și evită o listă lungă de sarcini. Creează un plan de acțiune specific împreună cu echipa, care să valorifice punctele forte și să abordeze aspectele problematice. Poți folosi șablonul oferit. Atribuie sarcini, termene și responsabilități persoanelor sau grupurilor.

Urmărește procesul în continuare 

• Rezervă-ți timp pentru a urmări progresul acțiunilor. Va trebui să decizi dacă vei face acest lucru săptămânal, lunar sau trimestrial. Toată lumea trebuie să fie la curent cu progresele înregistrate și să simtă importanța contribuției lor la îmbunătățirea culturii organizaționale.   

Comunică

• Împărtășește-ți experiența cu alți manageri / cu responsabilul de program și contribuie la îmbunătățirea impactului pe care feedback-ul îl are asupra culturii organizaționale și pentru a îmbunătăți acest program.